Личные ассистенты из Сибири

25-летний Евгений Дьяченко создал компанию «Смартфилд», которая дает клиентам прямые номера телефонов с личными ассистентами, которые физически находятся в Томске. Добавлено P.S. от 15 августа 2013 года.
Евгений Дьяченко решил заработать на разнице в зарплатах между Москвой и Томском.
Рассказывает Евгений Дьяченко:

До того, как стать предпринимателем я в основном занимался наукой. А сейчас я и ученый, и предприниматель: кандидат физико-математических наук, старший научный сотрудник и доцент Томского государственного университета, и генеральный директор молодой организации ООО «Смартфилд».

Мои друзья говорят, что я всегда был склонен к предпринимательству, но, так сложилось, что со школы мне легко давались физика и математика, которые увлекли меня на много лет. В студенчестве я одерживал победу на различных олимпиадах, подрабатывал программистом и репетитором, на первом курсе взялся на научную работу, со второго курса начал проходить научные стажировки в Германии и, пользуясь возможностью, в свое удовольствие стал ездить по Европе на свою европейскую стипендию 1000 евро в месяц.
Именно путешествия дали мне вдохновение, состояние полета, в котором рождаются идеи. Это удивительно, но лучшим местом в мире для осмысления себя самого стали автобусы, которые ездят по острову Тенерифе и из которых открывается прекрасный вид: с одной стороны – Атлантический океан, с другой – снежный пик Тейде – самая высокая точка Испании. Там, так далеко от всей суеты, можно, не думая о делах, освободить разум для новых мыслей. Между прочим, не надо быть богатым, чтобы улететь на какие-нибудь теплые острова; например, когда я жил на одной ферме Тенерифе, встретил там двух австриек. Они бросили все, что у них было в Австрии: учебу в медицинском, высокооплачиваемую работу в банке, – и уехали на эту ферму. Там они бесплатно жили и питались, а за это работали с девяти утра до часу дня: пололи траву, кормили животных, занимались уборкой и т.д. Оставшиеся 20 часов в сутки австрийки отдыхали и получали удовольствие от жизни.

Весной 2011 года я в очередной раз приехал из Европы, а мой хороший друг Макс Воднев со своей девушкой вернулся в Томск после двух с половиной лет жизни в США. Из-за наших асинхронных разъездов мы не виделись несколько лет. Я твердо решил, что буду открывать свое дело, и предложил поучаствовать Максу. Он согласился на небольшую долю и предложил взять в дело его девушку Сашу Гуляеву, аргументируя тем, что в любом случае, все наши дела будет обсуждать с ней. Договорились на следующие доли: 55% у меня, 30% у Макса, 15% у Саши. Условие: мои партнеры вкладывают свои трудовые ресурсы только по своему желанию и возможностям, в основном все дела веду я один. Стипендия и научные гранты стали основой моего начального капитала для открытия своего бизнеса. Выбор сферы деятельности был ограничен небольшими средствами – порядка 200 тысяч рублей.

Многие пишут, что лучше начинать дело одному, но я склонен не согласиться. Одному сложно даже с психологической точки зрения - нет людей, с которыми можно посоветоваться и которые бы были денежно заинтересованы помогать советом, креативить и предлагать свои решения различных задач. Кроме того, я как директор погружен в кучу дел и иногда теряю возможность смотреть на свой бизнес объективно.

Наш бизнес связан как раз с тем, чтобы делать жизнь руководителей легче, избавляя их от рутины. Проект называется «Удаленные ассистенты». Идея этого бизнеса появилась много лет назад в США под названием «Виртуальные ассистенты»: американцы используют индусов в качестве своих ассистентов или секретарей удаленно из Индии. Вспомните работу секретаря: по большей части, она проходит по телефону (входящие и исходящие звонки), в Интернете за поиском информации или обработкой электронной почты и т.п. С использованием современных технологий (Интернет, VoIP) все это можно делать удаленно и значительно дешевле. Такая схема очень подходит для Москвы и моего родного Томска: в столице зарплата в несколько раз выше, чем в Томске, аренда помещений тоже намного дороже. Кроме того, в Томске очень много людей с высшим образованием: на 500 тыс. жителей города 100 тыс. студенты из 5 ведущих вузов России.

У нас есть виртуальные московские номера, звонки на которые для москвичей тарифицируются так же, как на обычный городской московский номер. Кстати, бывают забавные истории, когда контрагенты наших клиентов, даже не догадываясь, что звонят в Томск, спрашивают, например, как дойти до некоторого места. Мы открываем Google Maps и ведем человека. Похожий номер мы можем совершенно бесплатно выделить для любого клиента, который купит у нас подписку на месяц.

Самая маленькая подписка стоит 4950 рублей и включает 20 часов наших услуг. Очень интересная штука для начинающих предпринимателей, которые не хотят раскрывать масштабы своего бизнеса: можно сказать «позвоните моему секретарю» и дать визитку, на которой указан не личный сотовый, а рабочий номер вашего секретаря. И по этому номеру всегда будут предельно вежливо отвечать: «Добрый день! Ольга, ассистент Ивана Ивановича, компания «Иванов-плюс», слушает вас. Чем могу помочь?». Конечно же, звонящий подумает, что он обратился в достаточно большую компанию, в которой есть штатный секретарь. И, скажу откровенно, это просто приятно и круто сказать кому-то: «Позвоните по этому вопросу моему секретарю». Кстати, кроме бесплатного номера, мы также бесплатно делаем и доставляем нашему клиенту визитки, на которых указываем его ФИО, телефон секретаря и другую необходимую информацию.

Я считаю, для любого бизнеса кадровый вопрос является одним из главных. Все наши сотрудники проходят очень жесткий отбор: тест на интеллект и эрудицию, проверка навыков правильной речи и письма. В итоге, из 100 соискателей с высшим образованием на работу принимается только 2. У каждого сотрудника есть своя специализация: филология, иностранные языки, международные отношения, техника и технология, экономика и право, поэтому мы способны быть ассистентами любого руководителя. С такими сотрудниками я могу быть спокоен за свой бизнес и значительную часть своего времени посвящать научной и преподавательской деятельности в университете. Знаете, это так приятно: приходишь в офис в середине рабочего дня, а кто-то из сотрудников говорит с Нидерландами на английском языке, кто-то настолько увлечен выполнением задания клиента, что даже не замечает моего прихода, – все работают, никого не надо контролировать.

У нас существуют другие подписки. Самая крупная подписка на месяц стоит 29 950 рублей и включает в себя 160 часов работы ассистента – обычная месячная нагрузка сотрудника. Эта подписка подходит тем, кто хочет передать часть дел своему ассистенту: написание различных текстов и писем, звонки для поиска информации, в т.ч. в другие страны на английском языке, обработка электронной почты, входящие звонки и еще миллион других дел.

Например, лично у меня уходит около 10 минут, чтобы составить важное электронное письмо, и еще 20-40 минут, чтобы его отредактировать: подобрать более точные формулировки, добавить все формы вежливости, исправить неточности. Всю вторую часть такой работы может делать ассистент с образованием филолога, экономя 60-80% вашего времени. Время ассистента стоит от 188 рублей в час, а ваше? Представляете, каждый ваш контрагент будет читать письма и считать, что, во-первых, вы с большим уважением относитесь именно к нему, раз тратите так много времени на эти идеальные письма, а во-вторых, вы предельно образованный и культурный человек.

Нас часто просят найти сотрудников: разместить на сайтах вакансии, обзвонить по базе резюме, провести телефонные собеседования, звонить в предыдущие места работы соискателя для получения рекомендации. Кстати, мой совет: не жалейте средства на платные аккаунты на сайтах типа job.ru и headhunter.ru – они стоят не так и дорого, но повышают эффективность деятельности ассистентов на порядок. К сожалению, не все руководители это понимают, а потом это выглядит так, как будто мы плохо выполнили свою работу. Я еще не придумал решение более широкой проблемы: мы работу выполнили качественно и именно так, как хотел наш клиент, но, к сожалению, по независящим от нас причинам результат получился отрицательный, и, как следствие, у клиента в подсознании остается негативный осадок, хотя на словах-то он подтверждает, что мы отработали хорошо. Например, как мы только ни искали, но никто не производит в России по адекватной цене бутылочки с резьбой под американские крышки.

Мне кажется, для предпринимателей также будет очень интересен мой личный опыт технического обеспечения бизнеса. Представьте: десятки заданий за день, над которыми работает множество людей – как это сложно! Но здесь нам очень помогает система «Мегаплан», которая структурирует все задачи и проекты. Каждый сотрудник по ходу выполнения задания отписывается в системе, например, «позвонил в газету по рекламе…» и ставит потраченное время «7 минут». И так по каждому своему действию. Этот хронологический отчет также предоставляется нашему клиенту, чтобы тот мог быть уверенным, что каждая минута была потрачена его ассистентом с пользой. Это еще одно преимущество удаленных ассистентов перед обычными сотрудниками: вы уверены, что ваши сотрудники работали, а не провели половину рабочего времени ВКонтакте, вторую половину – в курилке и за чаем. Я точно могу сказать, что делал каждый мой сотрудник в любую минуту рабочего дня. Кроме того, все наши звонки записываются, а все аудиозаписи высылаются нашим клиентам и остаются у нас в архиве. Таким образом, уровень контроля над удаленный ассистентом даже выше, чем над обычным.

Наша компания официально существует с 21 июня 2011 года. Ноябрь – первый месяц, который мы закрыли в небольшом плюсе; теперь работаем «около нуля», с выручкой около 100 тысяч рублей в месяц. Честно говоря, мы с партнерами рассчитывали выйти на ноль значительно раньше, но видимо сказался тот фактор, что такой вид услуг для России пока еще совсем новый, мало кто о нем знает, люди не доверяют удаленным сотрудникам, поэтому сложно продвигать наши услуги. Встречали даже высказывание, что «обычного сотрудника только и приходится, что контролировать с утра до вечера, а как удаленному уши трепать?» Это характеризует уровень предпринимательской культуры у нас в стране.

С увеличением числа людей, которые пользуются нашими услугами, появляются очень интересные моменты, когда одному нашему клиенту требуется то, что есть у другого. Например, однажды руководитель Интернет-магазина попросил нас найти поставщиков детских кроваток для расширения ассортимента, а другой наш клиент – мебельная фабрика. Засчет уже имеющихся связей мы очень оперативно решаем некоторые вопросы, поскольку знаем к кому обратиться в компании и работаем непосредственно с руководством.

P.S. от 15 августа 2013 года

Моя компания «Смартфилд» успешно развивается: за 2012 календарный год наши обороты увеличились в 10 раз, количество сотрудников возросло до 15.

Летом 2012 года я передал управление компанией своим партнёрам: Макс Воднев стал генеральным директором, Саша Гуляева – исполнительным, за мной остались 55% в уставном капитале и пост председателя совета директоров.

В этот раз расскажу про свой новый бизнес – в чём его суть и как я к нему пришёл.

Летом 2012 года в моей жизни произошло два важных события. Первое связано с моей научной карьерой: я был выбран одним из 500 лучших молодых учёных со всего мира для участия во встрече Нобелевских лауреатов в немецком городе Линдау. На этой встрече я лично познакомился с выдающимися молодыми исследователями, Нобелевскими лауреатами, президентом Сингапура, министром образования и науки России и многими другими успешными людьми. Это было, наверное, самое яркое событие моей жизни, и оно значительно изменило мои ценности и устремления. На вопрос «как можно достичь такого успеха?» все великие люди, с которыми я общался, отвечали: «надо заниматься только тем, что тебе нравится». Мне нравятся предпринимательство и информационные технологии, поэтому я решил, что мой следующий бизнес должен быть реализован в сфере IT.

Второе ключевое событие того лета – уход с поста генерального директора «Смартфилд». Я управлял компанией ровно один год, и теперь надо было дать ей свободу, как повзрослевшему ребенку, и отпустить в свободное плавание. Мои партнёры, Макс и Саша, которые много сделали для создания «Смартфилда», с новыми силами принялись за дела: взяли управление в свои руки, систематизировали бизнес-процессы в компании и вывели наш сервис на новый уровень. Теперь я иногда помогаю им советами и внедряю в «Смартфилд» различные IT-инструменты, которые помогают вести бизнес моим коллегам и друзьям.

Два года назад я открыл бизнес по предоставлению услуг удаленных ассистентов, потому что сам нуждался в таких услугах. В то время в России ещё не было компаний, которые оказывали бы такие услуги на должном уровне. Спустя год после создания компании у меня появились не только пассивный доход и колоссальный опыт менеджмента и маркетинга, но и возможность пользоваться услугами, которые имеют прекрасное соотношение цены и качества, – услугами моих ассистентов. Это в значительной степени избавило меня от рутины не только в бизнесе, но и в научной и преподавательской деятельности. Я стал поручать ассистентам даже часть своих личных дел. К тому же, поддержка удалённых ассистентов оказалась неоценимой при создании моего нового бизнеса. С развитием компании «Смартфилд» у меня появилась идея создания второго проекта – электронной торговой площадки для малого бизнеса.

Проанализировав работу нашей компании, я понял, что большую часть услуг ассистентов можно разделить на два типа.

1. Продвижение каких-либо товаров или услуг: холодные звонки, рассылки, работа с клиентами, подготовка промо-статей и коммерческих предложений, продвижение на форумах и т.п.

2. Поиск для наших клиентов поставщиков товаров или услуг - таких, как: сырьё, комплектующие, упаковка, рекламные материалы, офис, сотрудники и т.д.

Продвижение товаров и услуг зачастую имеет варварский характер: холодные звонки и спам всех раздражают; реклама на ТВ, радио, в газетах и на сайтах стоит больших денег, но не приносит желаемого результата, так как люди уже привыкли отфильтровывать рекламу от всего остального и не обращать на нее внимания. А если посмотреть на ситуацию глазами заказчика или покупателя? Обычно поиск товаров и услуг проводится «вручную»: начинающие (и не только) предприниматели делают эту работу сами или обращаются за помощью к ассистентам. В обоих случаях приходится использовать справочники типа 2ГИС, «Яндекс» или Google, изучать сайты компаний, а затем совершать звонки в эти компании для уточнения разных деталей – и на это уходят дни.

А ведь найти поставщика товаров или услуг можно намного проще, потратив на это всего 5-7 минут. Стоит лишь разместить заказ на торговой площадке Supl.biz. В функции этого ресурса входит автоматическая рассылка электронных писем с информацией о размещённом заказе всем компаниям нужной рубрики и региона (у нас в базе уже более 1 млн российских компаний). Заинтересовавшиеся исполнители отправляют свои предложения, указывая условия поставки, цену и сроки. Заказчик рассматривает все предложения и выбирает то, которое больше подходит ему по качеству и цене.

Описанная идея не уникальна: у нас есть конкуренты. Но, имея огромный опыт работы в «Смартфилде», я понял, что на самом деле мало кто знает о таких площадках в среде малого бизнеса, и они используются по большей части для государственных закупок или крупного бизнеса. В течение всего 2012 года я обдумывал эту идею и пытался привлечь в команду своего друга Алексея Красноперова – самого крутого программиста, которого я знаю, – в качестве технического директора. Алексей сомневался в моей идее: камнем преткновения была модель монетизации. Существующие торговые площадки либо забирали себе процент от каждой сделки, либо требовали покупать подписку за несколько тысяч рублей в месяц – это неприемлемо для малого бизнеса.

Как это часто бывало, озарение ко мне пришло во время путешествия, на этот раз – в Арабских Эмиратах в декабре 2012 года. Мне стало ясно, что самая удобная схема монетизации – контекстная реклама на сайте и в электронных письмах. Не надо изобретать велосипед, когда можно использовать схему Facebook и Google! Представьте, что вы – владелец или управляющий небольшой мебельной фабрики - получаете письмо с заявкой на поставку офисных столов и видите в нижней части письма рекламу мебельной фурнитуры или других комплектующих для мебели и ссылку на это предложение. Конечно же, вас заинтересует такое письмо, поскольку предложение фурнитуры по низким ценам может оказаться очень кстати. Контекстная реклама - современный и эффективный инструмент продвижения, но, к сожалению, площадки контекстной рекламы существуют только для рынка B2C: Facebook, ВКонтакте и др. Там можно таргетировать рекламу для показа людям определенного пола, возраста, интересов и т.д. Но если надо продать товар на рынке B2B (например, упаковку для сока продать производителям сока), то существующие площадки почти бессильны. Мы же можем показывать рекламу компаниям, для которых заданы:
1. сфера деятельности
2. город или регион
3. численность сотрудников.
Таким образом, у нас появляется принципиальное отличие от всех наших конкурентов – основной функционал торговой площадки становится совершенно бесплатным для всех участников. Кроме того, всеми функциями теперь можно пользоваться даже без регистрации на сайте.

Во время отдыха в ОАЭ я прочитал потрясающую книгу Кейта Феррацци «Никогда не ешьте в одиночку». Эта книга дала мне вдохновение, настрой к действию и рекомендации по поиску путей решения различных вопросов. Я решил, что по возвращении домой стану собирать команду для работы над этим проектом, и, если мне не хватит собственного капитала, то буду искать сторонних инвесторов. В моём ежедневнике были прописаны все возможности и составлен список людей, которые потенциально могут мне помочь.

Я рассказал Алексею о своём озарении 2 января 2013 года за бутылочкой (как советовал Кейт Феррацци) 10-летнего португальского Порто, и в тот же вечер Алексей согласился участвовать в проекте в качестве технического директора и ведущего разработчика. Моему восторгу не было границ, я знал, что благодаря привлечению в команду Алексея мы создадим сервис с прекрасным функционалом.

Через несколько дней мы встретились для более серьезного обсуждения проекта: посчитали наши расходы, расписали функции каждого и установили размер вложений. Решили, что объём трудозатрат будет одинаковым, я дополнительно покрываю любые финансовые расходы нашего стартапа, поэтому доля Алексея составит 40%, моя – 60%; за мной также - должность генерального директора. Юрлицо назвали ООО «Сапл-биз» по имени домена Supl.biz.

Следующие месяцы прошли в продуктивной работе. Я писал техническое задание, Алексей его реализовывал. Мои ассистенты в то время проводили анализ конкурентов, определяли их лучшие решения, которые можно позаимствовать. Все ассистенты компании «Смартфилд» на полчаса в день в течение месяца стали нашими альфа-тестерами: размещали заказы от виртуальных компаний и откликались на них. С помощью ассистентов мы также собрали огромную базу компаний по всей стране. Кроме того, после запуска проекта ассистенты «Смартфилд» выступили в роли команды поддержки стартапа. Они взяли на себя всю работу по тестированию, аналитике, взаимодействию с клиентами: прием звонков на наш номер 8-800, модерирование всех заказов с целью защиты наших пользователей от спама и др.

Два года назад, запуская сервис удаленных ассистентов, мы с партнёрами столкнулись с тем, как сложно продвигать новые для рынка услуги. Если бы тогда я знал, как сложно будет искать клиентов, то, может быть, не начал бы это дело. Теперь понимаю, что в любом деле главное – начать! После опыта реализации услуг удалённых ассистентов мне стало ясно, что движущая сила бизнеса – маркетинг.

Сразу же после того, как у вас появилась бизнес-идея, подумайте над тем, как вы будете продавать вашу продукцию, где возьмете пользователей или покупателей.

Маркетинг Supl.biz основан на цепной реакции. Для каждой российской компании мы автоматически создали аккаунт на нашей площадке. Когда какая-либо компания размещает заказ, то все профильные компании (нужная рубрика, нужные города) автоматически получают по почте предложение участвовать в конкурсе и пароль от их кабинета на сайте. Некоторые компании приходят на портал в качестве поставщика, чтобы принять заказ, и остаются для размещения собственных заказов.

Ситуация в качестве примера. Компании требуется закупить 20 столов в офис, и она размещает заказ с указанием всех деталей. После проверки заказа модератором происходит автоматическая рассылка электронных писем всем поставщикам столов в указанном городе с предложением поставки столов.

Часть из привлеченных мебельных фабрик останется на портале и разместит заказ, например, на дерево или детали для мебели.

Первым реальным заказчиком на Supl.biz стала компания «Смартфилд» – нам нужно было напечатать лифлеты для раздаточного материала в рамках моей поездки на Деловой форум «Селигер». Мы сначала узнали, сколько стоит печать в полиграфии по соседству с нашим офисом: 10000 рублей за 600 лифлетов. Заказ на Supl.biz разместили вечером, в нерабочее время, но в течение 15 минут с момента его публикации мне уже поступило 3 звонка с предложениями. На следующее утро у нас было 10 откликов в ценовом диапазоне от 3500 до 12000 рублей. Наш сотрудник посетил офис компании, которая предложила лифлеты за 4300 рублей, оценил качество печати, и мы заказали у них. В итоге мы получили отличные лифлеты и сэкономили более 5000 рублей (в 2 раза).

Публичная версия Supl.biz была запущена 16 июля 2013 года. За это время через нашу систему оформлено уже более 50 заказов, сайт посетило около 5000 уникальных пользователей. Сейчас набираем критическую массу активных пользователей, собираем обратную связь и улучшаем сайт с учетом их пожеланий.

Я чувствую, что Supl.biz – именно тот бизнес, в котором я бы хотел оставаться генеральным директором до выхода на пенсию. Хотя это не мешает мне участвовать за небольшой процент (а иногда и совсем безвозмездно) в других бизнес-проектах, помогая начинающим предпринимателям своим опытом и навыками создания и развития бизнеса. Удалённые ассистенты помогают всё успевать: заниматься наукой, преподавать программирование и IT в вузе, проводить семинары по бизнесу, развивать несколько компаний одновременно, отдыхать и путешествовать, заниматься спортом.

Интересно, что оба своих бизнеса я начал вместе со школьными друзьями. Несмотря на дискуссии, которые нередко случаются во время совещаний с моими первыми бизнес-партнёрами, наша с Максом дружба стала намного крепче. И хотя ко всем наемным сотрудникам «Смартфилда» я обращаюсь на «Вы», они стали для меня более близкими людьми, чем большинство людей, к которым я обращаюсь на «ты». Говорят, что в бизнесе не бывает друзей, и я рад, что мой опыт доказывает обратное. Желаю начинающим предпринимателям ни в коем случае не останавливаться на достигнутом, развивать свою идею и добиваться успеха.